Home office的免費網上工具

home office service tool

最近武漢肺炎疫情肆虐,令很多員工需要Home Office。身為雇主覺得難以審視員工表現,?讓我們來介紹以下可以幫忙keep track home office工作的軟件吧!


1. 商業會議服務 (zoom, hangout, skype)

工作中一大重要元素莫過於員工之間的溝通。不論是上司交代的業務抑或各部門團隊需要一起完成的簡報,都離不開需要開遠程會議或討論方案等議程。市面上已有不少優秀的網上視訊應用程式,供企業使用。

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Skype

Skype的視訊功能,相信大家都耳熟能詳。在於一般的視訊通話、小組形式的會議,Skype一直是不少人的選擇。這一次特別來為大家介紹它兩個比較有特色的功能,分別是split view和screen share。

Screen share是視訊通話中即時分享用戶屏幕的功能,比如說你在公司的部門會議中想以形象的方式分享你的工作進度,或演示簡報、報表等文件,你都可以輕鬆使用screen share來展示所需的工作內容。

Split view則是一個偏向於迎合文字對話的功能。現在工作講求效率,很多時候需要員工具備multitasking的能力。可能再回覆客戶的同時,員工就需要把耿長的文字簡寫成清晰易懂的段落轉告工所屬的作團隊。split view可以把幾個對話框分成各個視窗,讓用家可以同時閱讀消化對話框裡的訊息,提升與同僚的溝通效率。(記住現時此功能未能在手機app或線上使用哦!)

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Zoom

Zoom是近來頗受教育機構和公司歡迎的視訊軟件,它簡單易用的頁面設計和切合多種會議形式的功能尤其吸引。除了一般的個人或小組視訊,它亦可以建立線上會議室和無線分享資料,將線上會議的技術難度大大降低。不同於skype的是,Zoom可以一次過讓多達100個個別用家參加會議,在大型座談會或數個部門的會議就能派上用場。

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Google Hangout

最後就是Google Hangout。作為google的一份子,Hangout最大的好處就在於你所有對話、通訊錄都會自動備份到 Gmail 管理,照片則會自動備份到Google Photos。這樣,你就不用擔心換新的電子用品時要把公司文件和訊息重新備份,因為所有資料都可以在Google裡找到。Hangout的一大亮點,在於不限制人數,免費公開視訊直播,並且可以在視訊會議中投入與Web App的協同合作,例如打開編輯工具畫心智圖、修改文件內容能,極之方便。

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2. 即時商業溝通服務 (Slack, Microsoft Teams)

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Slack

Slack在外國一直是企業裡溝通軟件的寵兒。它可以讓你在一個團隊裡建立數個隸屬於其下的小群組。例如說公司開設了一個群組讓員工加入,關乎於所有員工的重要宣布可以在大組裡發放,而獨立部門的日常對話則可以在小群組裡進行,這樣就可以把工作的訊息、文件等更有系統地分類,那往後員工要尋找以前的資料或對話的時候就可以更得心應手了。

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Microsoft Teams

出自Microsoft開發的手筆,不用多說也可以知道這個軟件的強大。它除了提供群組和個人對話框,更可以在裡面開展Microsoft以外的應用程式和網頁,甚至是實時統計數據的頁面,大大提高工作的便利和效率。Teams有月曆功能,讓員工自行添加視頻會議的日程,分享到公司的共享月曆,通知其他部門。它更會跟Outlook的月曆同步輸入日程,方便用戶使用。Microsoft Team更可以讓員工與一些非用家的客戶或合作人士直接在上面通話,令它溝通渠道接觸更多人。

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3. 工作事項管理服務 (Toggl, Trello)

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Toggl

Toggl是一個時間和工作事項管理的應用程式,它吸睛的頁面設計、多樣化的功能和廣闊的服務涉獵範圍讓它在各大企業之間享獲好評。在時間管理方面,Toggl可以與手機或電腦的其他應用程式同步,管理你的時間分配,以及在你預先設定的備忘事項定時定候發出提醒。它最棒的地方,就是可以整理分析你在一天或某個工作上分配時間的數據,然後給你圖文並茂的報告,讓員工可以紀錄並改善自己的時間管理。在簡單的資金數據分析方面,Toggl會幫忙記錄公司每個project使用的成本和收益,然後做出比較分析,列出數據的變化,幫助用家更有效地使用資金。

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Trello

相比於Toggl,Trello更集中於工作事項的列表和管理工作。它同樣具有易用的頁面,讓你加入需要完成的工作事項,然後紀錄工作的完成度。Trello的特點,在於用家可以加設幾個版面和工具去管理不同類別的工作(例如工作和學習),它亦有為不同職業團隊如工程、市場推廣、設計、人力資源管理等,度身訂造適合他們的工作管理頁面。

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雖然以上介紹的軟件大都需要付費,但它們提供的免費服務或試用期或許已經能夠大大提升遠程工作的效能。願這些小小的資訊可以成為大家在抗疫期間的幫助。

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